Chia sẻ giải pháp thuê văn phòng tối ưu cho doanh nghiệp
Các giải pháp thuê văn phòng tối ưu theo diện tích
Một trong những tiêu chí hàng đầu mà các doanh nghiệp cần xác định khi thuê văn phòng chính là diện tích thuê. Diện tích thuê văn phòng sao cho phù hợp nhất không chỉ thời điểm hiện tại mà còn cần phải tối ưu với kế hoạch phát triển trong tương lai. Hơn thế diện tích thuê lại là yếu tố có ảnh hưởng quan trọng tới những tổng mức chi phí mà doanh nghiệp cần chi trả hàng tháng để vận hành một không gian làm việc.
Chính vì thế xác định diện tích sao cho chuẩn và phù hợp là cực kỳ quan trọng, và hơn hết là cần phải tối ưu được diện tích và không gian sử dụng theo quy mô, để vừa có nơi làm việc chuẩn thoải mái, vừa không thừa dư diện tích và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Những yếu tố cần quan tâm khi xác định diện tích thuê văn phòng:
- Tổng số nhân viên hiện tại là bao nhiêu?
- Kế hoạch tăng giảm nhân sự trong khoảng ký kết hợp đồng thuê văn phòng (thường là 3 năm – 5 năm)
- Doanh nghiệp có bao nhiêu ban lãnh đạo và có cần phòng riêng hay không?
- Có cần không gian để tổ chức sự kiện, phòng họp, phòng tiếp khách hay không?
Thuê văn phòng tối ưu diện tích và không gian làm việc:
- Thông thường tiêu chuẩn tính diện tích văn phòng sẽ tính theo mức m2/người. Tại Việt Nam, mức trung bình – vừa đủ dao động trong khoảng 5 – 6 m2 mỗi người, đây là mức mà các doanh nghiệp Việt Nam thường áp dụng. Đối với nhiều doanh nghiệp đặc thù lại muốn tăng thêm tính riêng tư và sáng tạo cho nhân viên có thể ngồi rộng rãi từ 7 – 10 m2. Tuy nhiên cũng có nhiều đơn vị tiết kiệm diện tích và chi phí nên chỉ áp dụng tiêu chuẩn 3 – 4 m2/người. Từ tiêu chuẩn m2/người mà có thể tính ra diện tích phù hợp và tối ưu nhất để thuê.
- Bên cạnh đó để có thể tối ưu diện tích và chi phí thuê văn phòng quý doanh nghiệp có thể áp dụng việc tiết giảm những phần diện tích chung nhất. Hoặc có thể đàm phán để giảm thiểu những chi phí chi trả cho phần diện tích sử dụng chung.
- Đặc biệt các phương pháp đo diện tích sao có lợi nhất cho mình. Và nên đàm phán rõ ràng với những mặt bằng có cột to, góc, những diện tích “chết” không thể sử dụng để được giảm bớt chi phí thuê văn phòng.
Giải pháp thuê văn phòng tối ưu theo chi phí
Bên cạnh việc thuê văn phòng tối ưu theo diện tích thì các quý khách hàng và doanh nghiệp có thể áp dụng những giải pháp tối ưu theo chi phí thuê. Có một điều mà khá nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn đó là chi phí vận hành văn phòng không chỉ là giá thuê tính trên/m2 mà còn là tổng chi phí bao gồm từ phí dịch vụ, tiền thuê văn phòng, phí gửi xe, phí làm thêm ngoài giờ… Bởi vậy quý khách cần lưu ý và tối ưu từng dòng chi phí để đảm bảo tổng chi phí vận hành cho không gian làm việc hàng tháng không bị vượt quá ngân sách.
Một số gợi ý để thuê văn phòng tối ưu theo chi phí:
- Lựa chọn thời điểm thuê văn phòng để đàm phán giá thuê tốt nhất. Thông thường giá thuê sẽ giảm bớt vào thời điểm cuối năm
- Lựa chọn những tòa văn phòng có vị trí xa trung tâm hơn bởi giá thuê văn phòng tại những quận trung tâm thường cao hơn từ 10 – 20% so với những vùng ven đô, ngoại thành hay những quận cận trung tâm. Bởi vậy nếu nhu cầu vị trí không quá ưu tiên thì bạn có thể cân nhắc thuê xa trung tâm để tối ưu chi phí.
- Lựa chọn tòa văn phòng có nhiều ưu đãi: miễn phí tiền gửi xe máy, miễn phí tiền điện điều hòa…
- Với những doanh nghiệp thường xuyên làm thêm ngoài giờ nên chọn những tòa văn phòng MIỄN PHÍ phí làm thêm ngoài giờ.
- Văn phòng hạng B, C thường có giá thuê thấp hơn so với văn phòng hạng A
Các giải pháp văn phòng thông minh cho doanh nghiệp nhỏ, start-up
Hiện nay những giải pháp văn phòng thông minh đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tối ưu chi phí thuê và vận hành không gian làm việc. Văn phòng thông minh bao gồm các loại như văn phòng chia sẻ, văn phòng trọn gói, co-workingspace. Văn phòng thông minh cung cấp mọi tiện ích giúp bạn tối ưu được chi phí bằng cách chia sẻ một không gian làm việc chung với tất cả mọi người.
Những lợi ích khi thuê văn phòng thông minh:
- Tiết kiệm tối đa chi phí bởi giá thuê thường khá phù hợp
- Được làm việc tại những tòa cao ốc hiện đại, địa chỉ trung tâm, nâng tầm hình ảnh trong mắt khách hàng
- Được chia sẻ đầy đủ những trang thiết bị văn phòng để làm việc
- Hợp đồng thuê ngắn hạn và linh hoạt
- Chỗ ngồi làm việc linh hoạt, linh hoạt theo giờ
Đối tượng phù hợp:
- Doanh nghiệp quy mô nhỏ
- Doanh nghiệp đang phát triển
- Doanh nghiệp start-up, các nhóm dự án
- Các văn phòng đại diện của những tập đoàn công ty lớn tại các khu vực khác…
Văn phòng ảo – Giải pháp cho những doanh nghiệp tối ưu chi phí
Bên cạnh văn phòng thông minh thì văn phòng ảo cũng là giải pháp đáng cân nhắc cho nhiều doanh nghiệp đang muốn tối ưu chi phí. Dịch vụ văn phòng ảo hay còn được gọi là thuê văn phòng 0m2 giúp các doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí vận hành không gian làm việc, chi phí nhân viên lễ tân, thiết bị văn phòng và nhiều chi phí khác trong khi vẫn được sử dụng địa chỉ để đăng ký kinh doanh.
Đối tượng phù hợp để thuê văn phòng ảo:
- Các doanh nghiệp chỉ cần địa chỉ để đăng ký giấy phép kinh doanh
- Những doanh nghiệp muốn có địa chỉ chuyên nghiệp để đón tiếp đối tác mà tiết kiệm chi phí
- Những các nhân start-up, freelancer chỉ cần địa chỉ để gặp gỡ khách hàng
- Đại diện văn phòng nước ngoài…
Những Nỗi Đau Doanh Nghiệp Thường Gặp Khi Thuê Văn Phòng Truyền Thống
Nhiều doanh nghiệp theo thói quen cũ vẫn ưu tiên thuê các sàn văn phòng thô diện tích lớn rồi tự đầu tư setup. Tuy nhiên, mô hình truyền thống này đang bộc lộ nhiều điểm hạn chế và rủi ro tài chính cao:
-
Chôn vốn vào chi phí đầu tư ban đầu: Bạn phải đặt cọc từ 3 đến 6 tháng tiền nhà. Chưa kể chi phí thiết kế, thi công nội thất, mua sắm bàn ghế, máy lạnh, lắp đặt hệ thống mạng, thiết bị văn phòng... Khoản tiền này có thể lên tới hàng trăm triệu, thậm chí hàng tỷ đồng – một số vốn "chết" mà lẽ ra có thể dùng để xoay vòng vốn lưu động hoặc chạy marketing.
-
Chi phí vận hành cồng kềnh: Hàng tháng, doanh nghiệp phải đau đầu với hàng tá hóa đơn: tiền điện, nước, internet, phí quản lý tòa nhà, chi phí bảo trì thiết bị hư hỏng, thuê nhân sự dọn dẹp vệ sinh, bảo vệ, lễ tân...
-
Lãng phí diện tích (Góc chết): Văn phòng truyền thống bắt buộc bạn phải tự làm phòng họp, khu tiếp khách, quầy pantry. Thực tế, phòng họp có khi chỉ sử dụng vài tiếng một tuần, nhưng bạn vẫn phải trả tiền thuê cho diện tích đó 24/7.
-
Ràng buộc hợp đồng dài hạn thiếu linh hoạt: Hợp đồng thường kéo dài từ 2 đến 5 năm. Khi doanh nghiệp phát triển nóng, tăng nhân sự đột biến, văn phòng cũ trở nên chật chội nhưng chuyển đi thì mất cọc và đền hợp đồng. Ngược lại, khi cần thu hẹp quy mô, bạn vẫn phải trả tiền cho những chiếc bàn trống.
Xu Hướng Dịch Chuyển Không Gian Làm Việc Thông Minh
Để giải quyết triệt để những "nỗi đau" trên, các doanh nghiệp trên toàn thế giới và tại Việt Nam đang dịch chuyển mạnh mẽ sang các mô hình văn phòng linh hoạt (Flexible Workspace).
Theo các chuyên gia bất động sản đô thị, giải pháp thuê văn phòng tối ưu hiện nay không còn là việc đi tìm một chiếc mặt bằng giá rẻ ở vùng ven, mà là thay đổi tư duy sử dụng không gian thông qua các giải pháp thông minh dưới đây.
Bảng So Sánh Chi Phí & Tính Năng Giữa Các Giải Pháp
| Tiêu chí | Văn phòng truyền thống | Văn phòng chia sẻ trọn gói | Văn phòng ảo |
| Chi phí đầu tư ban đầu | Rất lớn (Thi công, nội thất) | Bằng 0 (Có sẵn mọi thứ) | Bằng 0 |
| Giá thuê hàng tháng | Cao (Chưa gồm phí dịch vụ) | Trung bình (Đã bao gồm trọn gói) | Siêu rẻ (Vài trăm nghìn/tháng) |
| Tính linh hoạt quy mô | Kém (Ràng buộc hợp đồng dài hạn) | Rất cao (Tăng/giảm chỗ ngồi dễ dàng) | Tuyệt đối |
| Tiện ích đi kèm | Doanh nghiệp tự chi trả và quản lý | Miễn phí trà, cafe, phòng họp, máy in... | Sử dụng phòng họp theo giờ khi cần |
| Nhân sự vận hành | Phải thuê lễ tân, tạp vụ, IT... | Đơn vị cho thuê cung cấp sẵn | Có lễ tân dùng chung đại diện |
Quy Trình 4 Bước Giúp Doanh Nghiệp Lựa Chọn Văn Phòng Tối Ưu
Để tìm được không gian làm việc phù hợp nhất với ngân sách và định hướng phát triển, người quản lý nên áp dụng quy trình sau:
-
Xác định rõ nhu cầu thực tế và ngân sách trần: Tính toán chính xác số lượng nhân sự thường trực tại văn phòng là bao nhiêu? Doanh nghiệp có thường xuyên phải tiếp đón đối tác trực tiếp không? Ngân sách tối đa có thể chi trả hàng tháng là bao nhiêu?
-
Ưu tiên vị trí địa lý mang tính chiến lược: Văn phòng tối ưu không nhất thiết phải nằm ở trung tâm Quận 1 đắt đỏ. Hãy chọn nơi giao thông thuận tiện, kết nối tốt với các quận lân cận (ví dụ: Tân Bình, Gò Vấp, Bình Thạnh nếu doanh nghiệp cần tối ưu chi phí nhưng vẫn muốn hạ tầng hiện đại).
-
Đọc kỹ và đàm phán các điều khoản dịch vụ: Khi thuê văn phòng trọn gói, hãy làm rõ xem chi phí đã bao gồm tiền gửi xe chưa? Mỗi tháng công ty được miễn phí bao nhiêu giờ họp? Nếu làm việc muộn sau 19h hoặc ngày chủ nhật có tính phí overtime không?
-
Tận dụng các buổi dùng thử (Free Trial): Hãy yêu cầu đơn vị cho thuê cung cấp 1-2 ngày làm việc thử miễn phí để nhân viên của bạn trực tiếp trải nghiệm tốc độ internet, chất lượng điều hòa, độ êm của ghế và sự chuyên nghiệp của đội ngũ lễ tân trước khi đặt bút ký hợp đồng.
Kết Luận
Tìm kiếm giải pháp thuê văn phòng tối ưu không chỉ đơn thuần là việc cắt giảm chi phí một cách cơ học, mà là tư duy tái cấu trúc không gian làm việc để doanh nghiệp trở nên linh hoạt hơn, tinh gọn hơn và thích ứng nhanh hơn với thị trường. Các mô hình văn phòng thông minh như văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo chính là chìa khóa vàng giải phóng doanh nghiệp khỏi gánh nặng quản lý hành chính, tạo đòn bẩy vững chắc để tập trung 100% năng lượng vào doanh thu và phát triển cốt lõi.
Comment